Manajemen Perubahan dan Tips Mengelola Perubahan yang Efektif

Membangun rencana manajemen perubahan membantu organisasi melakukan transisi yang lebih lancar selama masa perubahan. Anda dapat mengamanatkan perubahan, tetapi jika Anda tidak memiliki rencana tentang cara menerapkan, memantau, dan melaporkan keberhasilan perubahan itu, Anda membuat diri Anda gagal. Terlepas dari jenis perubahan yang ingin Anda buat, manajemen perubahan memberi Anda lebih banyak kendali atas keseluruhan proses – sebuah proses yang biasanya mendukung rencana implementasi dan investasi yang mahal.

Berbagai tingkat manajemen perubahan meliputi yang berikut:

1. Perubahan Organisasi atau Transformasional: Ini mengacu pada proyek manajemen perubahan yang besar dalam hal skala dan ruang lingkup. Transformasi perubahan ini seringkali dramatis, seperti mengubah hierarki organisasi, meluncurkan produk baru, atau menjalani transformasi digital .
2. Perubahan Adaptif atau Bertahap: Proyek perubahan ini memiliki ruang lingkup yang lebih kecil, dan merupakan perubahan yang lebih kecil pada produk, proses, strategi, dan alur kerja. Proyek perubahan adaptif mencakup penerapan alat perangkat lunak baru, mempekerjakan anggota tim baru untuk mengatasi tantangan yang ada, atau memperbarui kebijakan kerja dari rumah.
3. Manajemen Perubahan Individu: Proyek perubahan ini membantu individu mengelola perubahan untuk membantu mereka tumbuh dalam peran mereka dan/atau mencapai tujuan tertentu. Ini bisa termasuk mempelajari keterampilan baru.

Tidak semua inisiatif perubahan akan cocok dengan salah satu level manajemen perubahan. Faktanya, sangat mungkin levelnya tumpang tindih.

Misalnya, Anda sedang memodifikasi bagan organisasi dan meluncurkan inisiatif pelatihan peningkatan keterampilan untuk karyawan yang sudah ada. Jika Anda juga menerapkan Workday untuk merampingkan manajemen sumber daya manusia Anda, perubahan Anda akan mencakup ketiga tingkatan tersebut.

Manfaat Manajemen Perubahan

Semua perubahan, besar atau kecil, mendapat manfaat dari manajemen perubahan yang dipikirkan dengan matang. Perubahan tidak datang secara alami pada orang atau organisasi, jadi tanpa manajemen yang tepat, Anda mungkin akan menemui hambatan dan membuang waktu dan uang. Manajemen perubahan adalah kunci untuk berhasil menerapkan perubahan yang melekat.

Manfaat menangani manajemen perubahan di tingkat organisasi meliputi:

1. Secara proaktif memerangi resistensi internal terhadap perubahan .
2. Tetapkan tujuan yang jelas untuk inisiatif perubahan, yang memungkinkan perusahaan memantau hasilnya.
3. Menciptakan strategi untuk mengimplementasikan perubahan secara efektif yang dapat distandarisasi dan diterapkan pada berbagai proyek perubahan di seluruh organisasi.
4. Mengatasi dan menyeimbangkan berbagai aspek perubahan, seperti orang, proses, teknologi, dll.
5. Memberdayakan individu dan karyawan untuk menavigasi perubahan lebih cepat, memungkinkan mereka menjadi lebih produktif, lebih cepat.
6. Memungkinkan keberhasilan proyek perubahan, memungkinkan organisasi menemukan ROI pada proyek transformasi mereka. 

Jenis Manajemen Perubahan

Anda dapat menerapkan berbagai jenis praktik dan teori terbaik manajemen perubahan, bergantung pada perubahan spesifik yang Anda navigasikan. Pikirkan tentang bagaimana Anda dapat mendekati masing-masing dari empat jenis perubahan ini:

1. Perubahan luar biasa:  Peristiwa terisolasi yang mengubah pengalaman individu tetapi tidak memengaruhi banyak aspek kehidupan mereka secara besar-besaran. Misalnya, perubahan nama akan memerlukan dokumen SDM dan alamat email baru, tetapi tidak akan mengubah peran orang tersebut di tempat kerja.
2. Perubahan bertahap:  Perubahan bertahap yang tidak memerlukan perubahan besar atau tiba-tiba, seperti meningkatkan teknologi yang ada.
3. Perubahan pendulum:  Tiba-tiba berayun dari satu keadaan ke keadaan lain, seringkali beralih dari satu ekstrem ke pandangan atau keadaan yang berlawanan. Misalnya, berpindah dari lingkungan kerja 100% di kantor ke tim jarak jauh 100%.
4. Perubahan paradigma:  Perubahan yang menghasilkan keyakinan atau nilai baru dan menjadi terinternalisasi sebagai norma baru. Misalnya, berhasil beralih dari komunikasi sinkron ke model hibrid yang melibatkan komunikasi sinkron dan asinkron.

engan platform adopsi digital, dorong perubahan dengan panduan dalam aplikasi,

Alasan Teratas Mengapa Inisiatif Manajemen Perubahan Gagal

Untuk menerapkan perubahan dengan sukses, tentukan mengapa perubahan itu perlu terjadi sejak awal. Apa yang ingin Anda capai, dan mengapa tujuan itu begitu penting? Bagaimana perubahan akan menguntungkan organisasi, orang, dan proses Anda?

Setelah Anda menetapkan tujuan menyeluruh untuk inisiatif Anda, akan sangat membantu jika Anda memahami faktor-faktor apa yang sering membuat para pemimpin bisnis tersandung sepanjang perjalanan manajemen perubahan mereka. Pengetahuan tentang kesalahan langkah yang umum dapat menginformasikan strategi manajemen perubahan Anda dengan lebih baik.

Siapkan inisiatif perubahan Anda untuk sukses dengan menghindari perangkap umum ini.

1. Tingkat pembelian internal yang rendah

Tanpa dukungan kepemimpinan, orang-orang yang paling terpengaruh oleh perubahan, dan agen perubahan internal , inisiatif Anda akan mati bahkan sebelum dimulai. Tetapkan pemimpin perubahan sejak dini untuk membangun dukungan internal.

2. Komunikasi yang buruk

Orang perlu memahami mengapa perubahan harus terjadi dan bagaimana hal itu akan mempengaruhi mereka. Hindari pengumuman dan mandat yang tidak jelas untuk perubahan, dan fokuskan pada komunikasi perubahan yang jelas dan spesifik

3. Kurangnya pengukuran

Perubahan Anda tidak akan berhasil jika Anda gagal mendefinisikan seperti apa kesuksesan itu. Tetapkan indikator kinerja utama (KPI) dan metrik sehingga Anda memiliki titik awal, pencapaian penting, dan hasil akhir yang diinginkan.

4. Tidak berfokus pada orang

Banyak perusahaan menghabiskan begitu banyak waktu untuk merencanakan perubahan itu sendiri sehingga mengabaikan orang-orang yang akan terkena dampaknya. Bahkan strategi perubahan yang paling detail pun bisa gagal jika tidak berfokus untuk membimbing orang melalui transisi.

5. Pelatihan & orientasi yang tidak memadai

Apakah Anda menambahkan alat baru ke tumpukan teknologi Anda atau menyesuaikan proses internal, pelatihan sangat penting. Pastikan untuk memberikan pelatihan karyawan yang mendetail dan berkelanjutan selama dan setelah proses implementasi perangkat lunak Anda .

6. Kurangnya momentum

'Model Perubahan 8 Langkah Kotter yang Disempurnakan' menyoroti pentingnya akselerasi berkelanjutan. Organisasi sering membuat kesalahan dengan melonggarkan inisiatif perubahan terlalu cepat. Sangat penting untuk menjaga antusiasme tetap tinggi selama masa transisi sehingga Anda dapat terus bergerak menuju tujuan akhir Anda.

Belajar dari kesalahan masa lalu memberikan referensi sejarah tentang apa yang tidak boleh dilakukan. Lihat kembali beberapa contoh kegagalan manajemen perubahan sekarang

.

Tips Mengelola Perubahan Secara Efektif

Berdasarkan pengalaman kami, berikut adalah enam praktik terbaik manajemen perubahan utama yang harus diikuti untuk memastikan transisi perubahan yang efektif.

1. Ciptakan rasa urgensi

Berdasarkan 'Model Perubahan 8-Langkah Kotter yang Ditingkatkan', ini berfokus pada menghadirkan perubahan sebagai peluang yang mendesak dan menarik. Anda harus menunjukkan kepada mereka yang terkena dampak perubahan bahwa itu akan membantu mereka menjadi lebih produktif dan melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efektif.

2. Lakukan secara bertahap

Memecah inisiatif Anda menjadi fase membantu Anda menghindari kewalahan tim Anda dengan terlalu banyak perubahan sekaligus. Perubahan kecil dan bertahap lebih mudah diadopsi daripada perubahan signifikan sekaligus.

Anda juga harus memulai dengan pengujian beta awal ke grup atau departemen pengujian kecil. Setelah Anda mengatasi bug apa pun dalam fase beta, luncurkan perubahan ke grup besar, lalu ke seluruh perusahaan.

3. Atasi resistensi

Jelaskan bagaimana perubahan akan berdampak pada departemen dan individu tertentu. Anda dapat menghindari penolakan dan membantu karyawan Anda beradaptasi dengan perubahan dengan mengatasi keraguan internal sejak awal.

4. Gunakan berbagai metode pelatihan

Tidak semua orang belajar dengan cara yang sama, sehingga penting untuk memberikan bimbingan melalui berbagai metode pelatihan dan jenis format pelatihan karyawan. Anda harus mendukung pengguna akhir dan karyawan Anda dengan campuran gaya belajar, termasuk menggunakan:

• Pelatihan yang dipimpin instruktur tradisional
• Pembelajaran online dengan LMS
• Video
• Panduan dalam aplikasi dan dukungan sesuai permintaan 

5. Menetapkan pemimpin perubahan

Tanpa dukungan internal, inisiatif Anda berakhir bahkan sebelum dimulai. Pemimpin perubahan membantu memotivasi seluruh tim untuk mendorong transformasi. Pemimpin perubahan Anda harus menyertakan gabungan karyawan dari berbagai departemen yang terkena dampak perubahan. Para pemimpin ini harus disukai di seluruh perusahaan dan dapat memengaruhi opini. 

6. Minta umpan balik

Mendengarkan tim Anda adalah cara yang bagus untuk meningkatkan proses manajemen perubahan Anda dan mengatasi masalah atau penolakan apa pun. Ini akan memberi Anda cara untuk meningkatkan peluncuran perubahan di masa mendatang, dan membuat setiap karyawan Anda terlibat dalam proses tersebut.