Komunikasi yang efektif adalah kunci kesuksesan bisnis

Komunikasi memainkan elemen penting dalam setiap aspek kehidupan kita, disadari atau tidak.

Sulit untuk memikirkan cara di mana komunikasi tidak mempengaruhi organisasi. Dari diskusi sehari-hari dengan rekan kerja, pembinaan karyawan, hingga menjalin hubungan dengan pelanggan atau basis klien Anda,   komunikasi yang efektif  adalah kebutuhan universal untuk kesuksesan bisnis.

Pengertian Komunikasi

Komunikasi diartikan sebagai pertukaran informasi antar manusia. Kita sering berasumsi bahwa ini hanya mengacu pada komunikasi tertulis dan verbal,  padahal  komunikasi lebih dari sekedar kata-kata. Bisa berupa ekspresi wajah, bahasa tubuh, atau nada suara yang digunakan. Semua hal ini mengirimkan pesan kepada orang yang Anda ajak berkomunikasi.

Komunikasi juga dapat melibatkan penyampaian tujuan bisnis Anda, memperkuat nilai-nilai Anda, berbagi pengetahuan antar tim & bahkan menangani konflik. 

Keberhasilan komunikasi

Penanda komunikasi yang sukses adalah ketika semua pihak memahami informasi yang sama, atau memiliki pemahaman yang sama. Tanpa pemahaman ini, sebuah pesan dapat berubah menjadi rasa frustrasi karena disalahartikan, atau disampaikan dengan buruk. Ada beberapa alasan mengapa perlu memastikan bahwa komunikasi organisasi efektif. 

Manfaat komunikasi efektif

Membangun Hubungan

Manusia pada dasarnya bersifat sosial. Membentuk hubungan baik di tempat kerja melalui komunikasi positif dapat membuat lebih bahagia dan produktif. Penelitian dari Gallup menunjukkan bahwa memiliki 'sahabat' di tempat kerja berkontribusi positif terhadap pengalaman karyawan,  sekaligus meningkatkan komunikasi & komitmen. 

Mendorong Inovasi

Menjadi inovatif bergantung pada keterlibatan orang untuk mengeksplorasi topik baru, mempelajari ide-ide baru, dan mengekspresikan pendapat. Inovasi adalah proses kolaboratif yang berarti sejumlah orang bekerja sama untuk menciptakan dan memecahkan masalah. Ide-ide hampir selalu menjadi lebih baik ketika ide-ide tersebut dibagikan dan dikerjakan ulang sehingga penting bagi tim untuk berkomunikasi secara efektif agar proses ini dapat berlangsung.

Memperkuat Tim

Komunikasi terbuka adalah sebuah konsep yang diklaim dihargai oleh banyak perusahaan, namun hanya sedikit yang benar-benar mencapainya. Idenya adalah semua pihak dalam bisnis dapat mengekspresikan ide satu sama lain dan beralih dari cara komunikasi tradisional yang bersifat top-down sehingga suara semua orang dapat didengar.

Komunikasi yang terbuka menciptakan tim yang lebih kohesif dan juga dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. Jika karyawan Anda mendapat informasi yang baik tentang visi dan tujuan perusahaan, mereka akan merasa aman dalam peran mereka.

Karyawan yang Terlibat

Untuk memimpin orang lain, Anda harus menunjukkan keterampilan komunikasi yang efektif . Meskipun komunikasi yang baik penting dalam semua aspek bisnis, hal ini tidak lebih penting bagi seorang manajer.

Manajer yang mampu menyampaikan informasi kepada timnya secara efektif memungkinkan stafnya mengetahui dengan tepat apa tanggung jawab mereka dan apa yang diharapkan dari mereka. Demikian pula, dengan membentuk hubungan positif dengan karyawannya, mereka menciptakan landasan bagi komunikasi terbuka dan kemampuan untuk memberikan umpan balik yang konstruktif.

Pertumbuhan Perusahaan

Jika Anda dapat melakukan semua poin di atas dengan benar dan berkomunikasi secara efektif dalam bisnis Anda, maka sebagai konsekuensinya, Anda menyiapkan bisnis Anda untuk berkembang. Laporan dari Towers Watson's menemukan bahwa "perusahaan yang berkomunikasi dengan keberanian, inovasi, dan disiplin, terutama pada saat terjadi tantangan dan perubahan ekonomi, akan lebih efektif dalam melibatkan karyawan dan mencapai hasil bisnis yang diinginkan."

Terkadang perbedaan antara pekerjaan yang baik dan buruk terletak pada orang-orang yang bekerja bersama Anda. Membentuk hubungan positif dengan tim Anda akan menguntungkan perusahaan Anda dalam banyak hal dan ini sangat penting seiring dengan pertumbuhan bisnis kecil Anda. Ini semua dilakukan melalui komunikasi yang efektif, jadi mengapa tidak memikirkan kembali cara tim Anda berkomunikasi satu sama lain?

Empat gaya komunikasi

Anda mungkin sudah familiar dengan profil kepribadian seperti Myers-Briggs atau DiSC. Keempat gaya komunikasi serupa. Dikembangkan oleh pelatih kepemimpinan Mark Murphy, mereka menggambarkan 4 preferensi komunikasi luas yang dimiliki orang-orang.    

Ini terpisah dari profil kepribadian sehingga penting untuk meninjau preferensi komunikasi tim Anda, meskipun Anda semua sudah familiar dengan profil kepribadian masing-masing.

Manfaat memahami gaya komunikasi Anda sendiri (dan orang lain) adalah:

§  Anda akan menjadi lebih sadar akan gaya komunikasi Anda sendiri. Anda dapat menggunakan pengetahuan ini untuk memoderasi beberapa perilaku komunikasi Anda yang lebih ekstrem.

§  Anda akan menjadi lebih sadar akan gaya komunikasi orang lain dan belajar bagaimana menyesuaikan pendekatan Anda agar sesuai dengan mereka.

Mendefinisikan 4 gaya komunikasi

Analitis

Orang dengan gaya komunikasi analitis menyukai data keras dan tugas yang jelas. Mereka suka menelusuri detail dan memahami seluk beluk suatu situasi. Mereka tidak menyukai bahasa yang tidak jelas dan memiliki kesabaran yang terbatas terhadap diskusi yang tidak terfokus pada tugas yang ada.

Kelebihan:  Komunikator analitis tidak meninggalkan kebutuhan bisnis yang terlewat dan Anda dapat memercayai mereka untuk memahami situasi yang ada. Orang-orang yang logis ini memiliki pemahaman yang kuat tentang fakta-fakta yang berarti mereka sering kali ahli di bidangnya.

Kekurangan:  Keinginan mereka untuk mengetahui SEGALANYA dapat meresahkan orang lain dan merasa mengontrol. Mereka sering kali mencurigai orang yang tidak memiliki data yang kuat. Keinginan mereka untuk fokus pada fakta dapat membuat mereka tampak dingin dan tidak emosional dan hal ini dapat berdampak negatif pada hubungan kerja mereka.

Intuitif

Komunikator intuitif adalah orang-orang yang mempunyai gambaran besar. Karena ingin langsung ke pokok persoalan, mereka lebih memilih gambaran umum suatu situasi dan menghindari terjebak dalam detail apa pun yang terjadi. Mereka membenci diskusi yang mendalam dan selangkah demi selangkah dan ingin langsung melihat ringkasannya.

Kelebihan : Orang-orang dengan gaya komunikasi seperti ini hebat dalam memotong hal-hal yang tidak masuk akal dan langsung pada intinya. Orang-orang ini merasa nyaman dengan ide-ide besar dan tidak membiarkan kurangnya informasi latar belakang menghambat mereka.

Kekurangan : Keengganan mereka untuk mengetahui detail di balik hasil akhir dapat membahayakan bisnis dan hubungan. Mereka bisa jadi tidak sabar dengan orang-orang yang ingin menjelaskan secara detail dan gaya mereka yang tidak emosional dan langsung pada pokok permasalahan bisa terasa tiba-tiba – sesuatu yang bisa mengintimidasi gaya komunikator lainnya.

Fungsional

Komunikator fungsional menyukai segala sesuatunya berjalan dengan baik dan dilakukan dalam urutan yang benar. Dengan fokus mengkomunikasikan semua informasi yang diperlukan, mereka akan memastikan Anda mendapatkan hasil akhir yang seimbang.

Kelebihan : Hebat dalam mengelola proyek, orang-orang ini memastikan tidak ada yang terlewatkan dan akan meminta pertanggungjawaban orang-orang untuk membaca sekilas detail-detail penting (tetapi kurang menarik atau lebih sulit).

Kekurangan:  Tekad mereka yang gigih untuk membahas setiap poin dapat membuat orang yang tidak sabaran menjadi frustrasi. Mereka sering kali 'kehilangan ruang' saat berbagi kabar terbaru karena mereka bersikeras untuk meliput setiap detail.

Pribadi

Komunikator pribadi melihat hubungan sebagai faktor terpenting. Mereka adalah orang-orang yang mengetahui apa yang terjadi di bawah permukaan. Seringkali bersifat diplomatis, orang-orang ini adalah pendengar yang baik dan mampu meredakan potensi konflik.

Kelebihan : Orang-orang ini membangun hubungan yang kuat dan memiliki jaringan orang-orang yang dapat mereka hubungi. Mereka sangat baik dalam menangkap 'getaran' dalam bisnis atau pertemuan karena mereka mampu menyesuaikan diri dengan emosi para peserta.

Kekurangan : Pendekatan emosional mereka dapat diremehkan sebagai 'sensitif-perasaan' dan membuat frustrasi komunikator yang lebih analitis yang melihat fakta lebih penting daripada emosi. Orang-orang ini dapat dengan mudah dibuat kesal oleh komunikator yang lebih terbuka.

Menyesuaikan Gaya Komunikasi

Dengan informasi ini, Anda dapat mulai menyesuaikan cara Anda berkomunikasi dengan orang lain dalam bisnis Anda. Berikut beberapa saran:

·                   Sedang melakukan presentasi?  Lengkapi presentasi utama dengan serangkaian fakta dan angka yang dapat digali oleh tipe analitis. Pastikan Anda memiliki jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang pasti mereka ajukan (atau mintalah seseorang di pihak Anda yang dapat membantu).

·                   Berbagi laporan atau proposal tertulis?  Gunakan ringkasan eksekutif dan subjudul untuk mendapatkan detail yang paling penting. Hal ini akan menghentikan komunikator intuitif menjadi tidak sabar.

·                   Mengadakan pertemuan satu lawan satu atau tim kecil? Mulailah dengan pertemuan yang lebih pribadi untuk melihat bagaimana perasaan setiap orang dan biarkan komunikator pribadi terhubung dan bersantai dalam sesi tersebut.

·                   Membahas proyek besar?  Pertimbangkan untuk menggunakan komunikator fungsional untuk mengambil waktu beberapa menit atau mencatat pemikiran di papan tulis untuk ditinjau semua orang. Dengan cara ini Anda tahu bahwa Anda tidak akan melewatkan apa pun. Komunikator fungsional juga hebat dalam menetapkan agenda pertemuan dan menjalankan dewan proyek kelompok. Setujui skala waktu pertemuan agar mereka tetap terkendali.

·                   Tidak yakin gaya komunikasi apa yang dimiliki seseorang?  Mulailah interaksi Anda dengan menanyakan informasi apa yang ingin mereka ketahui. Ini akan langsung memberi Anda gambaran tentang gaya komunikasi mereka.

Komunikasi yang sukses untuk UKM Anda

Memahami lebih banyak tentang gaya komunikasi akan membantu Anda membuat diri Anda didengar, tidak peduli dengan siapa Anda berbicara. Dan itu adalah bagian penting dalam memimpin orang lain dan membantu mereka memahami sudut pandang Anda.

Ingatlah bahwa kebanyakan orang akan memadukan gaya komunikasi dan mungkin fleksibel tergantung pada suasana hati dan situasinya. Tugas Anda sebagai komunikator dan pemimpin  adalah memastikan semua orang memahami Anda, tidak peduli dengan siapa Anda berhadapan.

Apapun gaya Anda