Empat Prinsip Manajemen Perubahan

Bagaimana Mendukung Perubahan di Organisasi Anda

Tidak ada organisasi yang mampu berdiri diam. Selalu ada tantangan baru untuk dihadapi, dan cara yang lebih baik dalam melakukan sesuatu. Namun, setiap perubahan yang perlu Anda buat harus direncanakan dan diterapkan dengan hati-hati, jika tidak, hal itu bisa berakhir dengan lebih banyak kerugian daripada kebaikan.

Di situlah manajemen perubahan masuk. Ini adalah pendekatan terstruktur yang memastikan perubahan diterapkan secara menyeluruh dan lancar dan memiliki dampak yang diinginkan.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan bagaimana Anda dapat membuat perubahan yang positif dan produktif di organisasi Anda menggunakan empat prinsip inti manajemen perubahan yang sukses.

Apa itu Manajemen Perubahan?

Manajemen perubahan mengacu pada teori dari banyak disiplin ilmu, termasuk psikologi, ilmu perilaku, teknik, dan pemikiran sistem. Dan ada banyak model yang berbeda untuk dipilih. Misalnya, Model Manajemen Perubahan Lewin membagi proses perubahan menjadi tiga tahap kunci yang dikenal sebagai "cairkan-ubah-refreeze", sementara Model Perubahan 8 Langkah Kotter memberikan panduan yang lebih komprehensif melalui perubahan.

Ide sentral dari semua teori manajemen perubahan adalah bahwa tidak ada perubahan yang terjadi dalam isolasi. Dalam satu atau lain cara, perubahan berdampak pada seluruh organisasi dan semua orang di dalamnya. Namun dengan manajemen perubahan yang baik, Anda dapat mendorong semua orang untuk beradaptasi dan merangkul cara kerja baru Anda.

4 Prinsip Manajemen Perubahan

Manajemen perubahan yang berhasil bergantung pada empat prinsip inti:

1. Memahami Perubahan.
2. Perubahan Rencana.
3. Terapkan Perubahan.
4. Komunikasikan Perubahan.

Mari jelajahi masing-masing secara bergiliran, beserta beberapa alat dan teknik yang dapat Anda gunakan untuk mempraktikkannya:

Prinsip 1: Pahami Perubahan

Untuk berhasil mempromosikan manfaat perubahan, Anda perlu memahaminya sendiri. Jadi, pikirkan tentang:

• Mengapa Anda perlu berubah. Apa tujuan utama Anda?
• Apa manfaat perubahan bagi organisasi?
• Bagaimana hal itu akan berdampak positif bagi orang-orang?
• Bagaimana pengaruhnya terhadap cara orang bekerja?
• Apa yang perlu dilakukan orang agar berhasil mencapai perubahan?

Akan sangat membantu juga untuk memikirkan tentang apa akibat negatif dari tidak melakukan perubahan. Persamaan Perubahan Beckhard dan Harris menunjukkan bahwa, agar perubahan berhasil, harus ada ketidakpuasan yang cukup dengan cara lama dalam melakukan sesuatu. Tetapi orang-orang juga perlu merasa yakin bahwa pendekatan baru ini akan lebih baik  dan ada rute yang jelas untuk mencapainya.

Prinsip 2: Perubahan Rencana

Perubahan yang efektif tidak terjadi begitu saja secara kebetulan, dan setiap rencana yang Anda buat harus tepat untuk organisasi Anda. Cara mengelola proyek perubahan dapat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Beberapa memiliki metodologi perubahan yang sangat kaku, sementara yang lain lebih terbuka dan fleksibel dalam pendekatannya.

Namun, secara umum, Anda harus mempertimbangkan hal-hal berikut:

• Sponsor. Bagaimana Anda akan mengamankan, melibatkan, dan menggunakan dukungan tingkat tinggi dan mensponsori perubahan?
• Keterlibatan. Siapa yang berada pada posisi terbaik untuk membantu Anda merancang dan mengimplementasikan perubahan? Misalnya, apakah Anda memerlukan keahlian eksternal? Atau bisakah Anda menggunakan sumber daya internal?
• Membeli di. Perubahan paling efektif bila Anda dapat memperoleh dukungan dari orang-orang di seluruh bisnis. Bagaimana Anda berencana untuk mencapai ini?
• Dampak. Akhirnya, pikirkan seperti apa kesuksesan itu. Bagaimana Anda memprediksi dan menilai dampak perubahan yang perlu Anda lakukan? Tujuan apa yang perlu Anda capai?

Prinsip 3: Terapkan Perubahan

Jadi bagaimana tepatnya Anda akan membuat perubahan terjadi?

Seperti yang telah kita lihat, ada banyak strategi berbeda yang dapat Anda pilih untuk menerapkan perubahan Anda. Model Perubahan 8 Langkah Kotter , misalnya, menjelaskan cara memasukkan rasa urgensi ke dalam tindakan Anda, sehingga Anda membangun momentum dan mendorong semua orang untuk mendukung perubahan Anda.

Sementara itu, Kurva Perubahan mengingatkan Anda untuk memperhatikan perasaan orang lain saat menjalankan rencana Anda. Ini menunjukkan tahapan yang cenderung kita semua lalui selama perubahan organisasi dari kejutan dan penyangkalan, hingga titik di mana kita sepenuhnya berinvestasi dalam pendekatan baru.

Alat apa pun yang Anda pilih, langkah-langkah berikut dapat membantu Anda menerapkan perubahan dengan cara yang positif:

• Pastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam perubahan memahami apa yang perlu terjadi dan apa artinya bagi mereka.
• Setujui kriteria keberhasilan untuk perubahan Anda, dan pastikan bahwa perubahan tersebut diukur dan dilaporkan secara teratur.
• Petakan dan identifikasi semua pemangku kepentingan utama yang akan terlibat dalam perubahan dan tentukan tingkat keterlibatan mereka.
• Identifikasi kebutuhan pelatihan yang harus ditangani untuk menerapkan perubahan.
• Tunjuk "agen perubahan", yang akan membantu menerapkan praktik baru – dan yang dapat bertindak sebagai panutan untuk pendekatan baru.
• Temukan cara untuk mengubah kebiasaan orang , sehingga praktik baru menjadi norma.
• Pastikan bahwa setiap orang didukung selama proses perubahan.

Prinsip 4: Komunikasikan Perubahan

Komunikasi dapat menjadi komponen make-or-break dari manajemen perubahan. Perubahan yang ingin Anda terapkan harus jelas dan relevan, sehingga orang memahami apa yang Anda ingin mereka lakukan dan mengapa mereka perlu melakukannya. Tetapi Anda juga harus mengatur nada yang tepat, sehingga Anda mendapatkan reaksi emosional yang Anda harapkan.

Sebaiknya kaitkan perubahan yang Anda rencanakan dengan pernyataan misi atau visi organisasi Anda . Hal ini tidak hanya akan membantu orang untuk melihat bagaimana perubahan berdampak positif pada "gambaran yang lebih besar", tetapi juga akan memberi mereka visi masa depan bersama yang menginspirasi.

Pastikan juga untuk mempraktikkan manajemen pemangku kepentingan yang baik . Ini akan memastikan bahwa Anda memberikan pesan yang tepat kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, untuk mendapatkan dukungan yang Anda perlukan untuk proyek Anda.

Model Manajemen Perubahan ADKAR adalah alat yang sangat berguna yang dapat Anda gunakan untuk membantu mengomunikasikan perubahan Anda. Ini menguraikan lima hal yang harus Anda tangani dalam komunikasi Anda:

• Kesadaran (akan perlunya perubahan).
• Keinginan (untuk berpartisipasi dan mendukungnya).
• Pengetahuan (tentang bagaimana mengubah).
• Kemampuan (untuk berubah).
• Penguatan (untuk mempertahankan perubahan dalam jangka panjang).

Apa yang Dapat Mencegah Perubahan?

Bahkan rencana terbaik pun bisa mengalami kemunduran, jadi bersiaplah untuk masalah saat muncul. Beberapa orang mungkin pesimis dengan rencana Anda, jadi Anda harus mengakui, memahami, dan menangani penolakan atau "kekebalan" apa pun untuk berubah .

Anda bahkan mungkin menghadapi hambatan budaya untuk berubah. Jika budaya organisasi Anda tidak menerima perubahan – atau bahkan menentangnya – Anda harus menemukan cara untuk menghargai fleksibilitas, membuat panutan untuk perubahan, dan mengulangi pesan utama Anda sampai suasana hati mulai membaik.

Gaya Kepemimpinan Mana yang Terbaik untuk Manajemen Perubahan?

Tidak ada pendekatan "satu ukuran untuk semua" untuk mengubah manajemen, jadi tidak ada cara sempurna untuk memimpinnya.

Namun, secara umum, penting untuk tetap autentik dan memimpin dengan cara yang tepat untuk Anda. Anda juga dapat melenturkan dan menyesuaikan pendekatan Anda agar sesuai dengan tantangan khusus yang dihadapi organisasi Anda – dan perilaku yang ingin Anda ubah.

Pemimpin perubahan yang berhasil cenderung menunjukkan ciri-ciri sebagai berikut:

• Kemampuan untuk membangun koalisi dan menginspirasi kepercayaan .
• Keterampilan komunikasi yang kuat di setiap tahap.
• Kecerdasan emosional , untuk mengatasi penolakan terhadap perubahan dan mengakui kesulitan pribadi yang dialami orang dengannya.
• Kemampuan untuk berpikir secara strategis dan menghubungkan perubahan dengan "gambaran yang lebih besar".

Sumber : https://www.mindtools.com/ahpnreq/the-four-principles-of-change-management