Cara kita berkomunikasi dengan orang lain adalah bagian dari kebiasaan kita sehingga kita jarang berhenti dan memikirkannya. Ini diterjemahkan ke dalam komunikasi bisnis juga. Bagaimanapun, organisasi bukanlah entitas tak berwajah, melainkan sekelompok orang sungguhan. Komunikasi yang efektif memengaruhi proses, efisiensi, dan setiap lapisan perusahaan.

Definisi Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara orang-orang di dalam tempat kerja dan di luar perusahaan. Komunikasi bisnis yang efektif adalah bagaimana karyawan dan manajemen berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuannya adalah untuk meningkatkan praktik organisasi dan mengurangi kesalahan. Penting untuk melatih keterampilan komunikasi dan proses komunikasi Anda untuk mencapai komunikasi bisnis yang efektif. Pentingnya komunikasi bisnis juga terletak pada:

·         Menyajikan pilihan/ide bisnis baru

·         Membuat rencana dan proposal (penulisan bisnis)

·         Keputusan eksekusi

·         Mencapai kesepakatan

·         Mengirim dan memenuhi pesanan

·         Penjualan sukses

·         Rapat yang efektif

·         Memberikan umpan balik kepada karyawan dan pelanggan

Semua aktivitas terorganisir dalam sebuah perusahaan bergantung pada proses komunikasi bisnis dan strategi komunikasi. Ini bisa apa saja mulai dari komunikasi manajerial hingga komunikasi teknis dengan vendor. Dan begitu komunikasi menjadi tidak jelas, sistem inti perusahaan berisiko berantakan. Data menunjukkan bahwa 60% profesional komunikasi internal tidak mengukur komunikasi internal. Alasan potensial termasuk tidak tahu harus mulai dari mana.

Pentingnya Komunikasi Bisnis

Solusi suara seperti VoIP ( Nextiva atau alternatif lain ) kemungkinan besar akan menghasilkan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi. Dan perusahaan dengan karyawan yang terhubung di tempat kerja telah mengalami lonjakan produktivitas hingga 25%. Perusahaan dengan tenaga kerja yang terlibat mengalami pertumbuhan pendapatan operasional sebesar 19,2% selama periode 12 bulan. Mereka yang memiliki skor keterlibatan rendah memperoleh penghasilan 32,7% lebih sedikit. Seberapa sukses Anda jika Anda memiliki keterlibatan karyawan yang lebih baik?

Dan bagaimana Anda bisa memastikan proses komunikasi bisnis yang memungkinkan ?

Jenis Komunikasi Bisnis

Pertama mari kita bedakan jenis komunikasi utama dalam organisasi tipikal. Pertama, kami memiliki komunikasi bisnis internal.

Komunikasi bisnis internal dapat berupa :

·         Komunikasi ke atas: setiap komunikasi yang berasal dari bawahan kepada manajer. Atau dari orang lain di atas hierarki organisasi.

·         Komunikasi ke bawah/Komunikasi manajerial : segala sesuatu yang berasal dari atasan kepada bawahan.

·         Komunikasi lateral/Komunikasi teknis : komunikasi internal atau lintas departemen antara rekan kerja

Lalu, ada komunikasi bisnis eksternal .

Komunikasi bisnis eksternal adalah pesan apa pun yang meninggalkan kantor dan staf internal. Ini melibatkan berurusan dengan pelanggan, vendor, atau apa pun yang memengaruhi merek. Anda dapat mengurutkan semua komunikasi dalam spektrum ini menjadi empat jenis komunikasi bisnis.

1.    Mendapatkan dan menerima instruksi dan tugas baik ke atas maupun ke bawah. Ini termasuk pendelegasian yang efektif dari satu orang ke orang lain. Sebagian besar masalah dalam bisnis dimulai dengan komunikasi yang tidak jelas di bidang ini.

2.    Berbagi dan mendiskusikan informasi, termasuk berbagi informasi yang berlangsung dalam rapat. Ketika komunikasi gagal di area ini, itu menyebabkan tugas dilakukan dengan tidak benar atau tidak dilakukan sama sekali.

3.    Memberikan umpan balik kepada orang yang melapor kepada Anda agar mereka dapat melakukan pekerjaannya dengan lebih baik. Memberikan umpan balik yang hebat dan dapat ditindaklanjuti adalah keterampilan utama bagi siapa pun yang berada dalam posisi kepemimpinan. Komunikasi non-verbal dan bahasa tubuh juga berperan di sini.

4.    Pertemuan dan diskusi pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Ini dianggap di antara diskusi paling penting untuk organisasi mana pun. Ini melibatkan pemikiran kritis yang lebih tinggi dan teknologi komunikasi yang lebih baik.

5.    Humas bahkan dapat dianggap sebagai bentuk komunikasi eksternal. Persepsi publik merupakan aspek penting dari strategi komunikasi bisnis. 

Masalah yang Dapat Diselesaikan oleh Komunikasi Bisnis yang Efektif

Komunikasi bisnis yang jelas dan efektif sangat penting bagi tim, karyawan, manajer, dan eksekutif untuk melakukan pekerjaan dan memenuhi tanggung jawab mereka .
Tanpa proses dan alat yang tepat, aliran informasi terganggu dan orang-orang dibiarkan dalam kegelapan. Hal ini dapat menyebabkan konsekuensi serius bagi perusahaan, mulai dari karyawan dan pelanggan yang tidak puas hingga kehilangan keuntungan. Aliran informasi yang transparan adalah tujuan menyeluruh yang jelas dari proses komunikasi bisnis. Tapi apa saja masalah yang lebih dalam yang dipecahkan oleh komunikasi bisnis yang sukses ?

1)    Kelebihan email dan kurangnya produktivitas dan kejelasan sehari-hari

Di banyak tempat kerja, orang kewalahan dengan jumlah pesan yang mereka terima dalam satu hari. Dalam bukunya Message Not Received , Phil Simon mengatakan rata-rata orang menerima 120 sampai 150 email per hari. Kami dengan mudah salah menempatkan atau sepenuhnya mengabaikan informasi penting. Dengan adanya sistem komunikasi bisnis, perusahaan dapat mengurangi gangguan digital dan menciptakan ruang untuk ide dan pemikiran.

2)    Silo komunikasi horizontal dan vertikal

Seringkali, tim dan departemen tidak bertukar informasi penting. Di lain waktu, tidak ada cara mudah untuk menghubungi manajer departemen saat ada masalah di dalam tim. Silo ini terbentuk dengan mudah dan seringkali tanpa ada yang memperhatikan tetapi dapat dengan mudah diperbaiki dengan rencana komunikasi di tempat.

3)    Komunikasi yang buruk dengan karyawan jarak jauh

Pekerjaan jarak jauh akan tetap ada. Laporan State of Remote Work dari Buffer menunjukkan bahwa sebagian besar karyawan ingin bekerja dari jarak jauh setidaknya untuk beberapa waktu. Mereka mencantumkan kolaborasi dan komunikasi di antara tiga kesulitan teratas saat bekerja dari jarak jauh, membuktikan nilai dari sistem komunikasi yang tepat.

4)    Turnover karyawan/Keterikatan karyawan rendah

Kehilangan orang-orang ideal dari organisasi Anda membuat kemampuan Anda untuk melayani pelanggan berisiko. Ini juga mahal. Kehilangan seorang karyawan dapat menelan biaya sebanyak dua kali gaji tahunan mereka , tetapi ketika perusahaan berkomunikasi secara efektif, mereka 50% lebih mungkin untuk melaporkan tingkat perputaran di bawah rata-rata industri.

5)    Layanan pelanggan yang buruk

Jika ada komunikasi yang buruk dalam suatu organisasi, dua hal terjadi dalam hal layanan pelanggan . Pertama, karyawan dalam peran menghadapi pelanggan tidak akan memiliki informasi yang mereka butuhkan. Kedua, pelanggan akan merasakan semangat kerja karyawan yang rendah dan memiliki pengalaman negatif. Faktanya, satu studi menemukan bahwa perbaikan sikap karyawan berdampak pada kepuasan pelanggan, yang kemudian menghasilkan peningkatan pendapatan.