4 Jenis Komunikasi Bisnis dan Manfaatnya bagi Bisnis Anda

Setiap orang telah mendengar ungkapan "komunikasi adalah kunci", dan itu terutama berlaku dalam bisnis. Apakah seorang manajer yang menyampaikan tujuan internal ke tim atau resepsionis virtual yang melayani pelanggan, komunikasi bisnis yang jelas dan produktif dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan perusahaan.  

Komunikasi yang efektif sangat penting dalam bisnis, namun kuncinya adalah memastikan bahwa tim Anda berkomunikasi dengan sukses setiap saat. Kami memahami bahwa hal ini tidak mudah untuk dicapai namun kami dinobatkan sebagai Spesialis Layanan Komunikasi Klien/Pelanggan Bisnis Terbaik, jadi kami telah mengelompokkan berbagai jenis komunikasi bisnis untuk membantu perusahaan Anda berinteraksi secara lebih efektif.

Kami akan mengajari Anda tentang empat jenis komunikasi bisnis serta kekuatan dan kelemahannya, sehingga tim Anda dapat menyesuaikan komunikasinya dengan lebih baik pada setiap situasi. 

?4 Jenis Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis melibatkan pertukaran informasi di dalam anggota organisasi dan dari organisasi ke pihak luar. Empat jenis utama meliputi komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, komunikasi lateral, dan komunikasi eksternal . 

Jenis komunikasi ke atas, ke bawah, dan lateral mengacu pada komunikasi bisnis internal atau pertukaran informasi dalam suatu organisasi. Hal ini berbeda dengan komunikasi bisnis eksternal, yang mengacu pada interaksi yang terjadi antara organisasi dan pihak luar.

Kami telah menguraikan kekuatan dan kelemahan untuk setiap jenis komunikasi bisnis dan tip untuk komunikasi yang sukses di setiap skenario. 

1. Komunikasi Ke Atas 

Seperti namanya, komunikasi ke atas berkaitan dengan interaksi apa pun yang bergerak ke atas hierarki bisnis Anda. Contoh paling umum adalah ketika bawahan langsung berkomunikasi dengan penyelia atau manajer. Contoh lain adalah ketika seorang manajer menjangkau direktur atau eksekutif tingkat tinggi. 

Jenis komunikasi bisnis ini memungkinkan manajemen tingkat atas untuk tetap mendapat informasi tentang apa yang terjadi dengan perusahaan. Ini juga memberi karyawan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan, menyampaikan kekhawatiran, atau memberikan saran. 

2. Komunikasi ke bawah

Komunikasi ke bawah mengacu pada pertukaran informasi dari puncak organisasi ke tingkat bawah dalam hierarki organisasi. Meskipun arahnya berlawanan dengan komunikasi ke atas, kedua jenis ini sering berjalan beriringan. 

Contoh komunikasi ke bawah mencakup ketika seorang manajer menyampaikan instruksi kepada bawahan langsung melalui email atau seorang eksekutif mengomunikasikan tujuan bisnis kepada seorang manajer. Jenis komunikasi ini memungkinkan manajemen untuk mendistribusikan informasi, mendelegasikan tanggung jawab, dan menegakkan standar.

3. Komunikasi lateral

Ketika karyawan berkomunikasi lintas departemen atau dengan rekan sederajat dalam organisasi, ini dianggap komunikasi lateral atau horizontal. Contoh komunikasi lateral termasuk rekan kerja menelepon rekan kerja lain atau tim manajer yang sedang mempertimbangkan calon karyawan baru. 

Tujuan komunikasi lateral adalah untuk menumbuhkan kolaborasi dan koordinasi dalam suatu organisasi. Tanpa komunikasi lateral yang produktif, suatu organisasi mungkin gagal mencapai tujuan bisnisnya. 

4. Komunikasi eksternal 

Komunikasi eksternal berkaitan dengan pertukaran informasi dari dalam organisasi kepada pihak luar organisasi. Misalnya, tim dalam perusahaan Anda mungkin mengirimkan proposal kampanye penjangkauan kepada klien atau organisasi Anda mungkin mengeluarkan siaran pers untuk mempromosikan produk atau layanan baru. 

Ini juga mencakup komunikasi elektronik apa pun yang terjadi melalui situs web, email, atau media sosial dari organisasi Anda kepada konsumen, klien, atau pihak lain. Komunikasi eksternal organisasi Anda harus menjadi prioritas utama karena mengatur reputasi bisnis Anda dan hubungan luar. 

Bagaimana komunikasi bisnis berdampak pada kesuksesan perusahaan Anda 

Terlibat dalam komunikasi bisnis yang efektif membantu kesuksesan dan pertumbuhan organisasi Anda. Kami menguraikan beberapa manfaat utama dari mempraktikkan komunikasi bisnis yang baik baik di dalam maupun di luar organisasi Anda. 

Membangun budaya perusahaan yang positif

Memiliki komunikasi internal yang terbuka dan mudah didekati membantu menumbuhkan budaya positif dalam perusahaan Anda. Komunikasi ke bawah dari kepemimpinan berdampak pada seberapa terlibatnya karyawan dan membantu menjaga semangat kerja, sementara komunikasi terbuka membantu karyawan merasa didengarkan. 

Selain itu, komunikasi lateral yang kolaboratif mengurangi daya saing lintas departemen dan mendorong kohesi dalam tim. Ini juga berguna untuk memecahkan masalah dan mengurangi konflik. 

Mendorong inovasi 

Dikatakan bahwa inovasi hanya terjadi melalui komunikasi, dan perusahaan dapat bergerak menuju inovasi dengan mendorong interaksi tim. Komunikasi lateral, dalam bentuk curah pendapat dan pertemuan, mendorong rekan satu tim untuk bertukar ide dan mengalirkan kreativitas mereka. 

Komunikasi ke atas yang terbuka juga membantu karyawan berbagi ide dengan atasan dan mengambil risiko untuk berinovasi dalam perusahaan, sementara komunikasi ke bawah menyampaikan apa tujuan kepemimpinan untuk inovasi. Kedua komunikasi lateral dan ke atas mempromosikan berbagi pengetahuan juga, dan komunikasi eksternal digunakan untuk berbagi ide-ide inovatif dengan publik.

Meningkatkan operasi bisnis

Manfaat lain dari menggunakan komunikasi bisnis yang baik adalah dapat meningkatkan operasi bisnis Anda. Komunikasi ke bawah yang efektif sangat penting untuk mengomunikasikan tujuan perusahaan kepada karyawan dan membantu organisasi Anda mencapai kesuksesan dengan lebih baik. 

Komunikasi bisnis juga membantu kinerja dan produktivitas karyawan. Sebuah laporan menemukan bahwa 60% profesional bisnis menghadapi krisis komunikasi setiap bulan. Komunikasi ke atas membantu karyawan ketika mereka membutuhkan bimbingan dan komunikasi lateral mendorong sinergi dan kolaborasi sehingga tim dapat memecahkan masalah dan mencapai lebih banyak hal bersama-sama. 

Terakhir, komunikasi eksternal membantu membina hubungan kerja yang baik dengan organisasi lain sehingga alur kerja perusahaan Anda tidak terhalang oleh orang lain. 

Membuat karyawan senang

Komunikasi internal juga merupakan alat untuk menjaga kepuasan karyawan, kepuasan kerja, dan kecil kemungkinannya untuk meninggalkan pekerjaan mereka. Sebuah penelitian menemukan bahwa kepuasan karyawan terhadap komunikasi internal memperkirakan keterlibatan karyawan yang lebih baik dan meningkatkan daya tarik pemberi kerja. 

Menjaga saluran komunikasi yang terbuka antara karyawan dan manajemen diperlukan untuk membina hubungan kerja yang baik dan membantu manajer memantau perasaan pekerja. 

Secara khusus, komunikasi ke atas yang dapat diakses memungkinkan karyawan untuk memberikan umpan balik mengenai titik-titik kesulitan dalam alur kerja atau pengalaman karyawan. Berdasarkan masukan apa pun, manajemen dapat memperbaiki proses dan meningkatkan retensi karyawan . 

Mempromosikan kepuasan pelanggan

Komunikasi eksternal penting untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang menarik dan berharga . Ketika bisnis responsif, mereka mendapatkan lebih banyak klien dan memenangkan pelanggan. 

Memberikan layanan pelanggan yang membantu dan informatif melalui layanan obrolan seperti Obrolan Langsung Smith.ai sangat penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Ini juga membantu pemecahan masalah dan retensi pelanggan karena komunikasi eksternal Anda dapat membantu memuluskan masalah yang mungkin dimiliki pelanggan.